Olumsallık Kuramı (Durumsallık Kuramı, Contingency Theory)

Yazan : Şadi Evren ŞEKER

Teoriye ismini veren “Contingency” kelimes, Türkçeye ihtimal, değişkenlik, belirsizlik gibi kelimelerle çevrilebilir. Kabaca, teori dünyadaki her şeyin ve kurumların (organizasyonların) da belirsizlik içerdiğini ve dolayısıyla belirsiz ortamlarda kesin doğruların savunulamayacağını söyler. Yani aslında bir organizasyonlar için en iyi yönetim şekli, en iyi teşkilatlanma gibi çok sayıda en iyi ile başlayan iddia birer boş hayalden ibarettir.

Fordism, Taylorism, Fayolizm gibi klasik yönetim yaklaşımlarında bir “en iyi” yaklaşımı olduğu kabulü yapılıp bu “en iyiyi” arama süreci vardır. Ancak olumsallık kuramı bunun boşuna bir çaba olduğunu iddia etmektedir ve en iyinin her duruma göre değiştiği kabulünü yapmaktadır.

Özellikle teknoloji gibi hızlı değişim içeren alanlarda bu kuramın çok daha etkili olduğu görülmektedir. İşletmeler, iş yapış şekilleri hatta çalışanların meslek ve uzmanlık tanımları bile sürekli değişmekte, her işletme değişime ayak uydurmak için kendi organizasyonunu sürekli güncellemekte, bu güncelleme yarışında geride kalanlar ise rekabet gücünü ve pazardaki varlığını yitirmektedir.

Ölçek

İşletmelerin ölçeklerinin artması aslında iş süreçlerinde uzmanlaşmayı ve dolayısıyla karmaşıklaşan iş süreçlerini beraberinde getirir. Uzmanlaşan çalışanların uzmanlıkları ile ilgili daha detaylı ihtiyaçları olmakla birlikte ölçeğin artması ile ihtiyaç duyulan destek faaliyetleri ve maliyetleri de artar. Örneğin bir işletmede çalışan sayısı arttıkça iletişim maliyetlerinin artması beklenir. (bkz. Metcalfe Kuralı) [2].

Ayrıca ölçeğin artışı sadece ilave destek faaliyetleri gerektirmez bunun yanında kişilerin işe konsantrasyonlarının da azalmasını gibi yan etkileri vardır. Dolayısıyla artan uzmanlık seviyenin ekonomiye olumsuz yönde etkisi olduğu savunulabilir (disekonomi).

olumlu_olumsuz_olcek_ekonomisi

Yukarıdaki şekilde de gösterildiği üzere aslında uzmanlık artışı üretkenliği belirli bir seviyeye kadar arttırırken bir doygunluk noktasının ardından uzmanlaşmanın arttırılması sistemde yönetim zorlukları, ek maliyetler ve konsantrasyon azalması gibi sebeplerden dolayı olumsuz yönde etki etmektedir.

Teknoloji ve Görevler

Joan Woodward tarafından literatüre kazandırılmış olan bir yaklaşıma göre (woodward etkisi), işletmelerin ürünlerine bakarak işletmelerin organizasyonel yapıları hakkında tahmin yürütebilirsiniz. Örneğin modüler yapıdaki ürünlerin aslında modüler yapıdaki organizasyonlardan çıktığı veya ürünün tek ve özel bir üretim olmasından aslında işletme yapısının küçük olmasını çıkarabiliriz. Woodward çalışmasında işletmeleri üç ana grup halinde incelemiştir [3]:

  1. Tek ürün / küçük tekrarlar : Bu gruptaki ürünler tek tek ve özel olarak üretilmiş ürünlerdir. Ürünler genelde az miktarlarda üretilebilir ve her aşaması ile işletmenin özel olarak ilgilenmesi gerekir. Genelde bu işletme yapılarında çalışan kişiler işin her aşamasından haberdardır ve çoğu işe dahil olmaktadır. Bu tip işletmelerin özellikleri aşağıdaki şekilde sayılabilir:
    1. İşletmede çalışan kişilerin yetenekleri işletmenin başarısına doğrudan etki eder ve genelde kullanılan alet ve makinelerden çok çalışanların yetenekleri ön plandadır.
    2. İşletmenin ürün maliyetleri genelde görece olarak daha yüksektir, işlerin rutine bindirilmesi genelde zor ve problemlerin ön görülmesi genelde güçtür.
    3. Organizasyondaki hiyerarşik yapı göreceli olarak sığdır.
    4. Üst yönetimin yönetim genişliği genelde dardır, çalışanlar genelde doğrudan yönetime rapor verirler.
    5. Yönetim maliyetleri düşük ve yönetici sayıları görece olarak daha azdır.
    6. Yapılar genelde organik yapıya daha yakındır.
  2. Toplu üretim / Tekrarlı üretim: Birbirine çok benzer yapıdaki ürünlerin yüksek miktarlarda satıldığı durumlarda görülür. Örneğin kalem, araba, traş bıçağı, çamaşır makinesi gibi ürünlerin büyük oranlarda birbirinin tekrarı veya ufak değişikliklerle özelleştirilmiş ürünler olduğu söylenebilir. Genelde sistemin tekrarlı hale geldiği otomasyon ve üretim hatlarının kullanıldığı görülür.
    1. Küçük iş yığınlarından çok büyük iş yığınları vardır
    2. Hiyerarşi uzundur
    3. Alt seviyede çok sayıda çalışan vardır (bir çalışmada, yönetim genişliği (span of control) ortalama 48 olarak bulunmuştur)
    4. Görece olarak daha fazla yönetici bulunur (hiyerarşinin uzunluğuna bağlı olarak)
    5. Mekanik ve bürokratik yapı hakimdir
    6. Ürün başına işletme maliyeti daha düşüktür.
  3. Sürekli üretim : Genelde sarf malzemesi üreten sistemlerde görülür. Örneğin kimyasal üretim yapan kimya, petrol işletmeleri, günlük üretim yapan ekmek fırınları, süt üreticileri, elektrik üretimi yapan enerji firmaları gibi. Makineler her şeyi yapan bir otomatikliğe sahiptir ve insanlar genelde izlemek ve problem çıkması durumunda rutin çözümler uygulamakla sorumludur. Bu işletmeler için aşağıdakiler söylenebilir:
    1. İşletmelerin hiyerarşik yapısı çok değişken olabilir. Örneğin çok uzun, çok kısa veya ters piramit yapılarında olabilir (hiç kimsenin en alt seviyeyi oluşturmadığı yapılar)
    2. Yapının en tepesinde organik özellikte işletme bulunur
    3. Alt seviyeler daha mekaniktir ancak genelde en alt seviye makineler tarafından doldurulduğu için çok fazla evrak işi veya alt seviye yönetim yükü bulunmamaktadır.

İstisnalar

Yukarıda üç farklı yapıda gösterilen sistemin, sistemde yaşanan beklenmedik durumlara göre (problem, istisna) incelenmesi de mümkündür. Charles Perrow, bu istisnaların oluş hızına ve tipine göre aşağıdaki şekilde bir matris hazırlamıştır [4].

Az Sayıda Çok Sayıda
Yapısal olmayan El eserleri (cam, seramik vs.). İç tasarımlar (otel odaları).Genelde rutin olarak görülür ama bir problem çıkınca özel ilgi gerektirir. Sinema yapımı, uzay araştırmaları.Genelde işin nasıl yapılacağını çoğu kişi bilmez, bilgi içseldir (implicit knowledge)
Yapısal Rutine binmiş işlerdir. Örneğin üretim bandındaki vidalama işi gibi.Genelde çok az problem olur ve anlaşılması ve çözülmesi basittir. Özel makine imalatı, baraj inşaatı veya yazılım projelerini çoğu gibi uygulama bilinmekte ancak çok sayıdaki değişik durum için çok sayıda çözüm üretilmesi gerekmektedir.

 

Yukarıdaki matriste de görüldüğü üzere istisnalar yapısal ve yapısal olmayan olarak ikiye ayrılmaktadır. Genelde yapısal problemler analitik süreçler sonucunda bir metoda dayalı olarak çözülebilmektedir. Yapısal olmayan problemler ise analitik olmayan ve sezgisel çözümler gerektirmektedir.

Yukarıdaki matris ayrıca iki uç noktayı da göstermesi açısından önemlidir. Sol alt köşede bulunan işletme yapısında bürokratik ve mekanik yapının ağır bastığı söylenebilir. Tam zıddı olarak sol üst köşede ise organik ve tamamen yaratıcı problemlerin yer aldığı söylenebilir.

Çevre

Kurumların çevreleri ile olan iletişimi de olumsallık kuramına konu olmuştur. Çevrelerindeki durum ve kurumun tutumuna olan yaklaşımlar üç ana grupta toplanabilir: Uyum, Doğal Seçim, Bağlılık.

Uyum (Adaptation)

Bir işletme çevresini sürekli olarak kendi iç dünyasına taşımaktadır. Örneğin belirsizliğin çok yüksek ve değişimin çok hareketli olduğu ortamlara faaliyet gösteren işletmeler, bu problemle başa çıkabilmek için genelde kendi içlerinde daha ufak birimlerde problemleri ele almakta ve problemleri daha belirgin alt problemlere bölerek çözmeye çalışmaktadırlar.

İşletmelerin çevrelerine göre değişmesi mümkün olmakla birlikte çevrelerini de değiştirmektedirler. Örneğin Japon ve Amerikan araba kullanıcılarının beklentilerindeki farklılıklar yüzünden iki pazara araba üreten bir işletmenin farklı özelliklerde arabalar üreterek iki çevreye de uyum sağlaması mümkün olmakta ve bu farklılık işletmenin yapısında bir değişime (olumsallığa) sebep olmaktadır. Bununla birlikte Japon araba üreticilerinin kalite standartları, servis anlayışı ve fiyat politikaları gibi çok sayıda özelliği Amerikan pazarına taşıması sonucunda Amerikan pazar yapısında değişikliklere sebep olması da aslında işletmelerin çevreye yapmış olduğu değişikliğe bir örnek olarak gösterilebilir.

Doğal Seçim

Genetik biliminden ve evrim teorisinden kazandırılan terime göre bir ortamda ancak güçlü olan bireyler yaşamaya devam etmekte, zayıf ve güçsüzler ise zaman içerisinde yaşam savaşını kaybetmektedir. Bu yaklaşım biraz daha ileriye götürülürse aslında her birey doğru ortamda dayanıklıdır. Ancak bazı bireyler ortam ile uyum sağlayamadığı için zayıf düşmektedir. İşte kurumların da ortama ayak uyduracak olumsallığa sahip olup olmaması kurumların ömürlerini belirlemektedir.

Örneğin çoğu kurum kuruldukları ilk yıllardaki zorluklara dayanamayarak bir veya iki yıl içerisinde kapanmaktadır.

Şayet ortam durağan ise bir işletmenin başarısı ortama sabit şekilde ayak uydurmasından kaynaklanmaktadır. Şayet ortam değişkense ortama ayak uydurmaktan daha çok ortamdaki değişimlere ayak uydurmak gerekmektedir.

Bağımlılık

Günümüzde ekonomi kavramını aslında kurumların birbirine bağlandığı dev bir ağ olarak açıklamak mümkündür. Her işletmenin tedarikçileri, müşterileri, iş ortakları, çözüm ortakları, dış kaynakları gibi çeşitli şekillerde ilişki kurduğu kurumlar bulunmaktadır. Bu ilişkilerin birbirine bağlılık olarak açıklanması mümkündür ve bağlılığın üzerinde bir güç ilişkisi tanımlanabilir. Hatta güç ilişkilerinin çoğu durumda asimetrik olduğundan da bahsedilebilir. Bu tip dengesiz (asimetrik) güç ilişkileri, tanımı itibariyle bir firmanın diğer bir firmaya bağlı olması olarak okunmalıdır. Örneğin A firmasının B firmasına bağlı olması demek A firmasının B firması için alternatiflerinin B firmasının A firması için alternatiflerinden çok daha fazla olması demektir.

Güç ilişkisinde güçlü olan tarafın zayıf olan tarafa yapısal zorlamalarda bulunması mümkündür. Örneğin GM firması, iş ortaklarının kalite standartlarından maliyet yönetimine kadar çok çeşitli aşamalarına müdahale etmektedir.

Genelde bir işletmenin davranışlarının doğrudan etkilediği taraflara paydaş (stakeholder) ismi verilmektedir. Örneğin bir süper marketin kullandığı poşetlerin doğada çözülen cinsten olması marketin bulunduğu ortamda yaşayan herkesi etkilemekte ve dolayısıyla aynı ortamda bulunan herkes birer paydaş olarak görülebilmektedir. Bir işletmenin paydaşları ile olan ilişkisi aşağıdaki şekilde gösterilebilir:

isletme_paydas_guc_iliskisi

Yukarıdaki şekilde yapılan bir kabul, şekildeki paydaşların birbiri ile olan iletişimin gösterilmemiş olmasıdır. Aslında dünyadaki işletmelerin birbiri ile iletişimi olduğu gerçeği kabul edilirse, daha gerçekçi bir çizim aşağıdaki şekilde olabilir:

isletme_paydas_guc_iliskisi2

İlk şekilde gösterildiği gibi işletmenin paydaşlarının birbiri ile iletişimi olmaması durumunda, işletmenin paydaşlara farklı davranabilme ve kendisini farklı tanıtabilmesi mümkün iken, paydaşlar arası ilişkilerin yüksek olduğu ikinci çizimdeki gibi bir durumda işletmenin paydaşlar üzerinde farklı görülme şansı bulunmamaktadır.

Kaynaklar

[1] Stephen P. Borgatti, Organizational Theory:Determinants of Structure, 1996

[2] Sadi Evren SEKER, Metcalfe Kuralı (Metcalfe Rule), MIS Sozluk, 2014

[3]Industrial Organization: Theory and Practice - Oxford University Press, USA; 2 edition (February 19, 1981); ISBN 0-19-874122-7, ISBN 978-0-19-874122-0

[4]Charles B. Perrow, 1970, Organizational Analysis: A Sociological View, Tavistock Publications, UK, ISBN , 0422734802

Leave a Reply


7 × dokuz =