Yazan : Şadi Evren ŞEKER
Örgüt teorisine (organizational theory) göre, bilgi transferi/taşınması, bilginin örgütün bir kısmında diğer bir kısmına transfer edilmesi anlamına gelir. Genel anlamda bilgi yönetiminin (knowledge management) bir fonksiyonu olarak görülebilir ve bilginin farklı kişiler tarafından, farklı zaman ve mekanlarda farklı amaçlarla kullanılabilecek şekilde taşınmasını amaçlar. Bilgi taşınması sırasındaki en büyük problem örgütlerdeki örtük bilginin (tacit knowledge) taşınacak hale getirilmesidir.
Günümüzde gelişen internet ve sosyal medya araçları ve bilginin çok farklı kaynaklardan genişleyerek ulaşılabilir olması sonucu, kitle kaynaklar (crowd sourcing) üzerinde bilgi taşınması veya bir toplumun tamamında bilgi taşınması gibi yeni kavramlar da önem kazanmaya başlamıştır.
Bilgi taşınmasının en önemli etkenlerinden birisi de bu amaçla geliştirilen yazılım ve bilişim alt yapısının doğru yönetilmesidir. Günümüzde bu konuda çok sayıda çalışma bulunmaktadır.
Kavramın Kamu ve Özel sektöre göre farklılaşması
Bilgi taşınması ilk olarak 1990’lı yıllarda bilgi yönetimi (knowledge management) kavramı ile birlikte anılmaya başlamıştır. Kavram daha sonraları kaynak temelli (resource based) ekonomilerin bilgi temelli (knowledge based) ekonomilere dönüşmesi ile önem kazanmış ve açık yenilik (open innovation) kavramının önem kazanması ile birlikte özellikle üniversitelerin “dış fikirlerin” (external ideas) en önemli ve vaz geçilmez birer kaynağı olarak görülmesi ile günümüze kadar taşınmıştır.
Üniversiteler bilgi taşınması konusundaki en önemli kamu kaynağını oluşturmaktadır ve herhangi bir özel teşebbüsün himayesi altında olmadığı için özel işletmelerin ekonomik rekabete dahil olmasında önemli bir rol oynamaktadır. Örneğin fikri hakların (intellectual property) nasıl üretileceği, saklanacağı veya suiistimale açık noktalarını belirlemede pek çok araştırmacı çalışmış ve bu konudaki standartların belirlenmesinde önemli bir rol oynamıştır. Aşağıda bazı kamu araştırma kurumlarının (public sector research organization PSRO) listesi sunulmuştur:
- AUTM, Amerika
- Bilgi Transfer Enstitüsü (The Institute of Knowledge Transfer) , İngiltere
- SNITTS, İsveç
- Avrupa Bilim ve Teknoloji Transferi Uzmanları Birliği (Association of European Science and Technology Transfer Professionals), Avrupa Birliği
Bilgi Tipleri ve Transferleri
Günümüz toplumunda bilgi (knowledge) özellikle kurumsal yapılarda önemli bir role sahiptir dolayısıyla bilginin ne olduğu ve nasıl kullanıldığının doğru anlaşılması, kurumsal yapıların iç yapılarının, sosyal yapılarının ve başarılarının/başarısızlıklarının da doğru anlaşılması ve tahlil edilmesini mümkün kılar. Bu analiz süreci ise genelde kurumsal öğrenme olarak kabul edilmektedir. 1993 yılında Collins tarafından bilginin tiplere ayrılması ile ilgili yapılan sınıflandırma daha sonra Blacler tarafından genişletilerek aşağıdaki isimlerle ifade edilmiştir.
- Beyinleştirilmiş Bilgi (Embrained Knowledge) Kavramsal yetenekler ve bilişsel özellikler üzerine inşa edilmiş bilgidir. Uygulamalı ve üst seviye bilgi olarak kabul edilebilir. Örtülü bilgi (Tacit Knowledge) da aslında bilinç altında var olan bilgi olarak kabul edilebileceği için bu grupta görülebilir.
- Vucütlaşmış Bilgi ( Embodied Knowledge) Bilginin sosyal anlamda gözlenebilir şekilde vücut bulmuş halidir. Kişinin çevresini nasıl algıladığı ve nasıl yorumladığı üzerine kuruludur. Bu aşamadaki bilgi açık bilgi değildir, yine kişinin kendisinde var olan bilgidir ama kişinin çevre ile iletişim kurduğu ilk aşamadır ve çevreden kişinin iç dünyasına bilgi akışı söz konusudur.
- Kültürleştirilmiş Bilgi (Encultured Knowledge) Sosyalleşme ve kültürel paylaşım ile kişilerin “anlama” becerisi ile elde ettiği bilgidir. Dil, toplumsal iletişimler, konuşma, işaretleşme gibi hareketler bu tip bilgiyi oluşturmaktadır ve kültüre bağlı anlamlar ifade eder. Örneğin aynı jest ve mimikler farklı kültürlerde farklı anlamlara gelebilir.
- Gömülmüş Bilgi (Embedded Knowledge) Sistemli rutinler arasında örtülmüş bilgidir. Örneğin karmaşık sistemlerin içerisindeki roller, teknolojiler, resmi prosedürler ve alışılagelmiş rutinler arasında bulunan ve aynı kültür ve aynı toplulukta kişilerin anladığı ve paylaştığı ancak sistemin içine gömülü bilgidir.
- Kodlanmış Bilgi (Encoded Knowledge) İşaret ve şekillere dökülmüş, yani yazılı veya görsel malzemelerle kitaplara, veri tabanlarına kaydedilmiş bilgidir. Bu tip bilginin hangi konuda olduğu önemli olmaksızın, bilginin transfer edilebilmesi, saklanması veya diğer bilgilerle bütünleşmesi mümkündür.
Yukarıdaki bilgi seviyesi alçaldıkça transfer edilme imkanı artar. Yani bir kişinin beyinleştirdiği bilgi transferi en zor bilgi iken bu bilginin kültürel boyut kazanması ile iletişime döküldüğünden bahsetmek, kodlanmış, işaretlere ve sembollere dökülmüş, yani yazılmış metinler haline gelmesi ile de daha kolay transfer edilebilir hale geldiğini söylemek daha doğru olacaktır.
Bilgi Taşınmasındaki Zorluklar
- Yüsek sezgisel boyuttaki bilgilerin anlaşılması derlenmesi ve yazılmasının zorluğu
- Coğrafi sebeplerden kaynaklanan zorluklar
- Bilgi ve iletişim Teknolojilerinin doğurduğu zorluklar
- Sosyal kimliğin doğurduğu bazı ortak paylaşılan ve alt üst ilişkileri
- Dil farklılıkları
- Uzmanlık alanlarından doğan farklılıklar
- İç çekişmeler (örneğin profesyonel alanlara müdahale)
- Nesil farklılıkları
- Sendika ve yönetim ilişkileri
- Teşvikler
- Bilginin görsel olarak ifade edilmesi ile ilgili sıkıntılar
- İnanç, sezgi, kültürel değerler ve kabullerin paylaşılması ile ilgili zorluklar
- Daha önce maruz kalınan durumlar veya tecrübeler
- Yanılgılar
- Hatalı Bilgiler
- Güven eksikliği
- Yeterlilikler
Yeniliğin yayılması ile ilgili yapılan çalışmalar aynı zamanda bilginin nasıl yeni fikirlere dönüştüğü ve dolayısıyla bilginin nasıl yayıldığı ile ilgili de araştırmalar yapmaktadır.
Bilgi Taşınmasının Alt Süreçleri
Bilgi taşınması işlemi, kuruma, kültüre, sektöre, uzmanlık alanına, ortama veya kişilere göre değişiklik gösterebilmekle birlikte genel olarak aşağıdaki aşamalarından bahsedilebilir:
- Bir kurumdaki bilgi sahiplerinin (knowledgeholder) tespit edilmesi
- Bu kişilerin motive edilmesi
- Bir paylaşım sisteminin tasarlanması
- Bir transfer planının hazırlanması
- Transferin gerçekleşme sürecinin ölçülmesi
- Transfer edilmiş bilginin uygulanması
- Gözlemleme ve Değerlendirme
Uygulama Yöntemleri
- Akıl hocası (mentor) uygulaması
- Rehberli tecrübe
- Simülasyon
- İş gölgeleme (work Shadowing)
- Eşli Çalışma (Paired work)
- Uygulama toplulukları (community of practice)
- Konuşmacı transferi (narrative transfer)