Yazan : Şadi Evren ŞEKER

Yazının YBS Ansiklopedi'de yayınlanan haline erişmek için tıklayınız: (Seker, S. E. 2014 Bilgi Yönetimi, YBS Ansiklopedi, v. 1, is. 2, pp. 8-13)

Bu yazının amacı, bilgi yönetimi (knowledge management) kavramını açıklamaktır. Kavram, temel olarak bir organizasyondaki bilginin doğru ve verimli şekilde alınması, paylaşılması, ve kullanılmasını ifade eder. Kavramın oluşmasında birden fazla disiplinin etkisi vardır. Örneğin iş idaresi, bilgi sistemleri, yönetim, bilgi sistemleri ve arşiv gibi çeşitli alanların ortak çalışması ile bilgi yönetimi için gerekli ihtiyaçlar karşılanabilir.

Günümüzde bu isimle açılan yüksek lisans programları bulunmaktadır ve programların bünyesinde bilgi sistemlerinden (information science), iş stratejisine (business strategy) kadar çeşitli alanlarda çalışmalar yapılmaktadır.

Bilgi yönetimini, sürekli bilgi akışını kontrol eden ve örgütsel öğrenmenin en önemli yapı taşı olarak tanımlamak doğru olur. Şayet bir organizasyonda bilgi yönetimi bulunmuyorsa, organizasyonun bilgi seviyesi, öğrenme durumu veya iletişim kontrolünden bahsetmek doğru olmaz.

Tarihsel süreç

Bilgi yönetiminin tarihsel gelişimine bakıldığında 1991 yılında, Nonaka tarafından yazılan ve Harvard Business Review’da yayınlanan ‘Bilgi Üreten Şirket’ (The knowledge creating company) başlıklı yazısı dikkati çeker [1]. Bu makalenin açmış olduğu yoldan giden çok farklı disiplinler, bilgi tabanları, uzman sistemler, bilgi ambarları, karar destek sistemleri ve grup çalışma yazılımları gibi çeşitli çalışma alanlarını doğurmuştur.

1999 yılında, kişisel bilgi yönetimi (personal knowledge management) kavramı literatüre kazandırılmış ve birey bazında bilgi yönetiminin nasıl yapılabileceğini literatürdeki çalışmalara eklemiştir [2].

Web 2.0’ın yaygınlaşması ile birlikte, literatüre Kurumsal 2.0 (Enterprise 2.0) kavramı girmiştir. Bu kavramın yeni bir anlayış ve görüş getirmediğini savunan araştırmacılar olmasına karşılık, tanımsal olarak getirilen farklılık, kurum seviyesinde yapılan blog, sosyal medya ve wiki gibi Web 2.0 faaliyetleri ifade ediyor olmasıdır.

Bilgi yönetimi kavramı, ayrıca işletmelerde de yapısal bazı değişikliklere sebep olmuştur. Mesela CKO (Chief Knowledge Officer, Bilgi Yönetim Sorumlusu) gibi kavramların işletme yönetimlerine girmesine sebep olmuştur. Bu sorumlunun ana görevi, işletmelerdeki maddi olmayan duran varlıkların arttırılmasıdır. Kavram bu yapısıyla, işletmelerde bulunan entelektüel sermaye (intellectual capital) olgusuna yakın bir anlam ifade etmektedir.

Bu alanda yapılan çalışmaları 3 ana başlık altında toplamak mümkündür:

• Tekno-Merkezli : teknoloji merkezli yaklaşımdır, ideal olarak bilgi paylaşımı ve oluşturulması için teknolojinin kullanılmasını hedefler.
• Organizasyonel: Organizasyona odaklanır ve bir organizasyonun bilgi sürecinin en iyi nasıl yönetilebileceğini sorgular.
• Ekolojik: Çevresel yaklaşımdır ve organizasyonun ve bireylerin çevre faktörlerinin bilgi sürecine etkisini inceler. Örneğin bireylerin ve organizasyonların kimlikleri, bilgileri, iletişim şekilleri, ve uyum süreçleri gibi çevresel değerleri inceleyerek bunların bilgi üretimine etkisini tartışır.

Yukarıdaki üç ana yaklaşımdan bağımsız olarak bütün çalışmaların ortak noktlarını aşağıdaki değerler üzerine inşa etmek mümkündür:

• İnsan
• Süreç
• Teknoloji ve Kültür
• Yapı
• Teknoloji

Yukarıdaki bu yaklaşımları farklı perspektiflerle bir araya getiren aşağıdaki ekolleri (okulları) sayabiliriz:

• Topluluk Pratiği (Community of Practice)
• Sosyal Ağ Analizi (Social Network Analysis)
• Entelektüel Sermaye (Intellectual Capital)
• Bilgi Teorisi (Information Theory)
• Karmaşıklık Bilimi (Complexity SciencE)
• Yapısalcılık (constructivism)

Yukarıdaki yaklaşımların başarısı ve uygulanabilirliği ve koşulları da ayrıca bir çalışma konusu olmuştur.

Boyutlar

Bilgi tek başına bir olgu olmakla birlikte, bu olgunun farklı perspektifleri  ve farklı tipleri bulunmaktadır. Bu konunun anlaşılması için en önemli kavram ‘Zımni Bilgi’ (tacit knowledge, sessiz bilgi, kapalı bilgi) ve ‘Dışsal Bilgi’ (Explicit Knowledge, sesli bilgi, açık bilgi) kavramlarının anlaşılmasıdır.

Zımni Bilgi (sessiz, örtülü, kapalı bilgi, tacit knowldge): Bu bilgi, bireylerin veya organizasyonların bildiği ama bildiğini bilmediği (farkında olmadığı) bilgidir. Örneğin her bireyin çevresindeki insanlara yaklaşımı farklılık izleyebilir. Her bireyin çevresi ile olan geçmiş tecrübelerine dayanarak edindiği ve kişilerle iletişimini belirleyen bir bilgisi vardır. Bu bilgi birey için açıkça yazılmamış, çalışılmamış öğrenilmemiş hatta bireyin kendisi tarafından fark edilmemiş bile olabilir. Veya bir avcının, avını takip ederken ormanda takındığı tutum gibi, bir ahçının yemek yaparken hiç farkında olmadan yaptığı davranışlar gibi, açıklanmamış, yazılmamış ama zamanla yaşanan tecrübeler ile edinilen bilgidir.

Dışsal Bilgi (sesli bilgi, açık bilgi, explicit knowledge): Bu bilgi türü ise, iletişim kanalları kullanılarak iletilebilen, yazılabilen, ismi olan, konuşulan, krtik edilen bilgi türüdür. Örneğin, bir avcılık kitabında yazılı olan bilgiyi her avcı okuyup öğrenebilir ama buna rağmen her avcının avlanma şekli farklı olabilir (yine zımni bilgiden kaynaklanan farklardan). Veya yemek tarifi dışsal bilgidir, her ahçı bu bilgiyi okuyarak öğrenebilir ama yine de her ahçının zımni bilgisi gereği farklı bir tutumu, ‘elinin lezzeti’ olabilir.

Yukarıda tanımı ve örnekleri verilen durum, aslında iş hayatında da yaşanmaktadır. Örneğin bir işletmedeki çalışanın sahip olduğu zımni bilgiden veya bir organizasyonun sahip olduğu zımni bilgiden bahsedilebilir. Mesela bir satış personelinin, bir avcı gibi, kendisine özel tutumları, davranışları veya bir üretim planlama personelinin bir ahçı gibi kendisine özel ve kimse ile paylaşılmamış ve hatta kendisinin bile farkında olmadığı tutumları olabilir. Aynı durum bir organizasyon için bile geçerli olabilir. Mesela organizasyonlarda yazılı olmayan deneyimler, güç ilişkileri (power relations), farklı müşterilere farklı organizasyonel yaklaşımlar, bu tip zımni bilgilerdir.

Bilginin(knowledge) kullanılabilir hale gelmesi için enformasyona (information) dökülmesi gerekliliği çeşitli çalışmalarla ortaya konulmuştur[3]. Bu süreç yine bu alandaki çalışmalarla, ‘bilgi yönetimi’ kavramını literatüre kazandıran Nonaka tarafından SECI olarak tanımlanmıştır. Bu tanımın 4 adımı aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Socialization (sosyalleşme)
• Externilization (Dışsallaştırma)
• Combination (Birleştirme)
• Internalization ( İçselleştirme)

Bu aşamalar, zımni bilgi ve dışsal veri arasında gidip gelen bir spiral’in aşamaları olarak düşünülebilir.

Yukarıdaki şekilde de görüldüğü gibi, süreç bir spiral şeklinde ilerlemektedir. Buna göre SECI adımlarının sırayla geçilmesi sonunda yeniden aynı adımlar başlar ve namütenahi bu daire devam eder.

Geçişlerde yaşanan durumlar ise aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

Sosyalleşme -> Dışsallaşma :: Diyalog (kişinin etrafı ile ilişki kurması)

Dışsallaşma -> Birleştirme :: Dışsal bilginin bağlanması (kişinin mevcut dışsal bilgi ile yeni dışsallaştığı bilginin bağlanması)

Birleştirme -> İçselleştirme :: Uygulama Tecrübesi (dışsallaşmış bilgi uygulanırken yaşanan yeni durumlar ve edinilen yeni zımni bilgiler (tacit knowledge) )

İçselleşme -> Sosyalleşme :: Alan çalışması (içselleşen bilginin, yani kişiye özel ve zımni olan bilginin sosyal bilgi haline gelmesi ve toplulukta yer ve anlam ifade etmesi)

Yukarıdaki SECI yaklaşımına ilave olarak sistem yaklaşımı da kullanılan diğer bir bilgi yönetim (knowledge management) modelidir. Buna göre sistem ve dış çevre algısı üzerinden model inşa edilir. Yönetimdeki sistem yaklaşımı ile aynı biyolojik temele dayalıdır. Buna göre kişinin biyolojik öğrenmesi model olarak kabul edilir ve kendi nöron yapısı ile dış dünyadaki algının alınması, işlenmesi, değiştirilmesi (uygun hale getirilmesi, adaptasyon) ve dış dünyaya etkisi aşamaları ele alınabilir.

Üçüncü ve son yaklaşım modeli ise, yeni bilgi (new knowledge) yaklaşımıdır ve innovation (yenilik) olarak literatüre girmiştir. Buna göre kurulu bilgi (established knowledge) ve organizasyon arasındaki ilişki bir iletişim modeli olarak ele alınır ve mevcut bilginin değersizleştirilmesi üzerinde durulur. Diğer bir deyişle, bilgi eskir, daha doğrusu, bilginin önemi ve anlamı eskir. Mesela teknoloji sahasında bu durum sıkça yaşanmaktadır. Sürekli yeni programlama dilleri, yeni tasarımlar ve daha başarılı uygulamalara geçiş yaşandığı kabul edilirse, bu teknolojileri kullanan ve bu teknolojiler üzerine inşa edilen hem organizasyon hem de kişi bilgisi zamanla eskiyecek ve anlamsızlaşacaktır (şu anda fortran dilinin veya clipper dilinin anlamının kalmaması gibi). Bu yaklaşıma göre, organizasyonların (veya bireylerin) yaşamını devam ettirebilmesi için sürekli yeniliği takip etmesi ve organizasyonlu yenilik uygulamalarına gitmesi gerekir. Bu anlamda, sosyal işleme (social computation) araçlarının kullanılması ve bu araçlar üzerinden değişen bilginin yenilenmesi (innovation) tavsiye edilebilir. Örneğin blog, wiki, e-postalar gibi çeşitli ortamlardan sosyal davranışların çıkarılması ve yenilenmesi yöntemi kullanılabilir.

Ayrıca Bakınız: 

• Bilgi Çalışanları (Knowledge Workers)
• Bilgi Ekonomisi (Knowledge Economy)
• Bilgi Yönetim Yazılımları (Knowledge Management Softwares)
• Bilgi Yönetim Stratejileri (Knowledge Management Strategies)

Kaynaklar:

 [1] Nonaka, Ikujiro (1991). "The knowledge creating company". Harvard Business Review69 (6): 96–104.

[2] Frand, Jason; Hixon, Carol (1999), "Personal Knowledge Management : Who, What, Why, When, Where, How?", Working paper, UCLA Anderson School of Management

[3] Wright, Kirby (2005). "Personal knowledge management: supporting individual knowledge worker performance". Knowledge Management Research and Practice 3 (3): 156–165. doi:10.1057/palgrave.kmrp.8500061.